Funktionsbeschreibung

Unser Kunde, die metaBeratung GmbH (www.metaberatung.com), ist eine Management- und HR-Beratung mit Fokus auf Persönlichkeit. Sie unterstützt u.a. Menschen dabei, nicht nur einen geeigneten Beruf, sondern ihre Berufung zu finden. Seit über 20 Jahren sind die wissenschaftlich anerkannten Methoden von Hogan Assessments (www.hoganassessments.com) fester Bestandteil ihrer Beratungsdienstleistungen.

Ein professionelles und interdisziplinäres Team aus Wirtschaftspsychologen, Consultants, Coaches und Trainern berät die Kunden individuell und persönlich zu allen Themen rund um Human Resources – sei es Mitarbeiterauswahl, Mitarbeiterentwicklung oder die Zusammensetzung von Teams.

Zur Verstärkung dieses Teams am Standort Düsseldorf suchen wir für die metaBeratung eine/n

Office Manager/in (m/w/d) – in Teilzeit (50%)
 
Als Office Manager bist du das organisatorische Talent unseres Teams. Du sorgst jeden Tag (Montag bis Freitag) im Büro dafür, dass der Büroalltag reibungslos läuft. Du stellst sicher, dass Materialien zur richtigen Zeit am richtigen Ort bereitstehen und administrative Prozesse effizient organisiert sind. Dabei arbeitest du eng mit verschiedenen Teammitgliedern zusammen und übernimmst eigenständig Verantwortung für operative und administrative Aufgaben.

Das erwartet metaBeratung von Dir:
 
 Office, Organisation & administrative Aufgaben

• Du pflegst das CRM-Programm (z. B. rund um Workshops) und bist aktiv an der Digitalisierung des Vertragsmanagements sowie sonstiger Belege beteiligt.
• Du sorgst für Ordnung und Struktur im Büro, verantwortest den Bestand an Materialien.
• Du denkst mit und bringst aktiv Vorschläge zur Optimierung und Effizienzsteigerung administrativer Prozesse ein.
• Du unterstützt bei kurzfristigen Versand- und Organisationsbedarfen, inklusive Packen und Versenden von Paketen.
• Du verwaltest Mitgliedschaften, Abonnements und Dienstleistungsverträge.
• Du übernimmst Registrierungen bei Behörden (z. B. Elster). Du besetzt die Telefonzentrale während Urlaubsvertretungen.

Organisation von Reisen, Workshops und Veranstaltungen

• Du buchst sämtliche Reisen für das Team (z. B. Hotel, Bahn, Veranstaltungsorte), koordinierst und vereinbarst weitere Termine, einschließlich der Anmeldung zur Teilnahme an Veranstaltungen und Workshops.
• Du übernimmst die Rolle des Hosts bei Präsenzworkshops und bist aktiv in die Organisation eingebunden (Verpflegung, Empfang der Teilnehmenden usw.).

 
Weitere wichtige Aufgaben

• Du übernimmst eine zentrale Rolle beim On- und Offboarding von Mitarbeitenden. Du bestellst und organisierst das Equipment, stellst sicher, dass die IT-Zugänge rechtzeitig eingerichtet sind, und dokumentierst die dazugehörigen Unterlagen.
• Du unterstützt bei der HR-Verwaltung und sorgst dafür, dass Personalakten vollständig und korrekt geführt werden.
• Bei Abwesenheit von Kolleginnen übernimmst du Teilaufgaben.
• Du unterstützt aktiv durch Zuarbeit bei der Erstellung von Präsentationen (Microsoft PowerPoint) sowie bei Recherchen für Projekte.

Das bist Du….

• Du hast eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und idealerweise bereits erste Erfahrungen in einer ähnlichen Position innerhalb eines Dienstleistungsunternehmens gesammelt.
• Du verfügst über eine ausgeprägte Hands-on-Mentalität: Du bist ein echter Anpacker und erkennst selbstständig, welche Aufgaben erledigt werden müssen.
• Du arbeitest vorausschauend und proaktiv, kannst gut strukturiert und effizient organisieren und erledigst Aufgaben selbstständig und genau.
• Dein Umfeld beschreibt dich als offene Persönlichkeit, lernbereit, souverän und verlässlich.
• Du ergreifst gerne Initiative, bringst neue Ideen ein und hast Freude daran, Prozesse zu optimieren.
• Du verfügst über gute Kenntnisse der englischen Sprache sowie des Microsoft-Office-Pakets (inklusive PowerPoint).
• Du nimmst gerne Initiative, bringst neue Ideen ein und hast Lust, Prozesse zu optimieren.

Das bietet Dir metaBeratung…

• Eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem dynamischen und kollegialen Umfeld mit flachen Hierarchien.
• Attraktive Vergütungspakete mit Leistungsanreizen sowie Zusatzleistungen wie betriebliche Altersvorsorge und ÖPNV Ticket.
• Die Möglichkeit, sich kontinuierlich weiterzuentwickeln und eigene Ideen einzubringen.
• Ein unterstützendes und motivierendes Team, das den gemeinsamen Erfolg vorantreibt.
• Einen schönen, modernen Arbeitsplatz, gut erreichbar mit ÖPNV, im Herzen Düsseldorfs.

Interesse?

Limbourg & Associates Deutschland GmbH übernimmt exklusiv die Rekrutierung und Vorauswahl für diese Position. Für weitere Informationen über metaBeratung, die Position und den Bewerbungsprozess steht Dir Peter Triepels, Partner, gerne zur Verfügung (0211-13866380 / p.triepels@limbourg.eu). Wenn Du Dich direkt bewerben möchtest, freuen wir uns auf Deine Bewerbungsunterlagen. Ein Hogan Assessment ist Bestandteil des Rekrutierungsprozesses.